PROCÉDURE DE DEMANDE DE CONVENTION DE STAGE
Les demandes de convention de stage sont à transmettre à la gestionnaire des stages au moins 7 jours ouvrés* avant le début du stage.
*Les jours ouvrés ne tiennent pas compte des week-ends, jours fériés et vacances prévues au calendrier de l’ENSAPLV
Le partage de convention entre étudiants est strictement interdit, chaque convention est délivrée par l’administration à titre individuel.
Les étudiants de L3 doivent anticiper la validation de leur stage de façon à ce que le nécessaire soit fait avant la fin des inscriptions pour le passage en master, sans quoi ils seront considérés comme redoublants.
Une fois la demande envoyée via le formulaire ci-dessus :
- L’administration vérifie et enregistre les informations puis transmet à l’étudiant une convention de stage numérotée à compléter par l’étudiant (parties en bleu) et la structure d’accueil (parties en vert).
- L’étudiant veille à ce que la convention soit intégralement complétée et signée par lui-même, l’entreprise, et l’enseignant puis la transmet à la gestionnaire des stages, et ce, impérativement avant le premier jour de stage et en tenant compte des jours ouvrés, sans quoi la convention est annulée.
(Ex: si le stage débute le lundi 11 décembre, la convention doit être transmise complétée et signée à la gestionnaire au plus tard le vendredi 6 décembre avant 16h) - L’administration vérifie les informations saisies sur la convention et la fait signer à la direction de l’école puis la renvoie à l’étudiant qui doit en garder une copie et en transmettre un exemplaire à l’organisme d’accueil.
La convention ne doit comporter aucune rature et être clairement lisible, l’étudiant doit vérifier la qualité du scan avant l’envoi à la gestionnaire.
AUCUNE AUTRE CONVENTION QUE CELLE ÉTABLIE PAR L’ÉCOLE NE SERA SIGNÉE, LES CONVENTIONS PROPRES AUX ENTREPRISES NE SONT PAS ACCEPTÉES.
COMPOSITION DE LA CONVENTION DE STAGE
Les stages doivent être planifiés en dehors des périodes de cours c’est-à-dire pendant l’inter-semestre ou durant les vacances prévues au calendrier de l’ENSAPLV.
Leur durée maximale est de 6 mois cumulés (ou 924h) par année universitaire dans une même structure.
Ils peuvent être réalisés en une ou deux périodes fractionnées.
Ce sont les heures de travail effectif qui sont comptabilisées pour la validation, l’étudiant doit donc vérifier qu’il aura bien, à l’issue du ou des stages, les heures requises, sans quoi le stage ne sera pas validé.
Les stages du 1er cycle (Licence) sont réalisables entre la L1 et la L3 :
Impérativement avant la fin de la L3 et des inscriptions administratives (juillet et septembre) pour le passage en Master.
- stage ouvrier/chantier : 3 semaines temps plein (105 heures)
- stage première pratique : 3 semaines temps plein (105 heures)
Les stages du 2ème cycle (Master) sont réalisables entre le M1 et le M2 :
Avant la fin des droits d’inscription en Master, soit avant le 30/09 de l’année universitaire.
- stage formation pratique : 8 semaines temps plein (280 heures)
- L’étudiant stagiaire
- Un enseignant encadrant de stage (sauf stage de césure)
- Une structure d’accueil (maître de stage)
Il appartient à l’étudiant de trouver un enseignant encadrant au sein de l’ENSAPLV qui acceptera en amont de la demande de convention d’encadrer son stage :
– établir le projet pédagogique avec l’accord de l’enseignant,
– lui faire signer la convention de stage
– et lui faire valider le rapport de stage une fois le stage terminé.
Les enseignants ne peuvent pas accueillir en stage au sein de leur propre structure des étudiants inscrits dans leurs cours, ni être à la fois enseignant encadrant et maître de stage au sein de leur structure.
Les stages doivent être encadrés par des enseignants exerçant au sein de l’ENSAPLV durant l’année concernée par le stage, y compris lors de la signature la fiche de validation du stage.
Le stagiaire ne peut pas changer d’enseignant encadrant une fois la convention de stage établie et signée, s’il rencontre des problèmes à ce sujet il doit contacter la gestionnaire des stages afin de trouver une solution et le cas échéant, faire éditer un avenant à la convention de stage.
Le stagiaire peut réaliser son stage dans toute structure publique ou privée, française ou étrangère exerçant dans les domaines de l’architecture et passant avec l’école une convention de stage, à l’exception des laboratoires ou toute autre structure rattachées juridiquement à l’ENSA PLV.
Aucune autre convention que celle éditée par l’école ne sera acceptée.
Le projet pédagogique est obligatoire et à établir en accord avec l’enseignant encadrant.
Il doit présenter les objectifs du stage :
– Savoirs et savoir-faire visés par la pratique relative à l’enseignement suivi (ex : technique de la construction bois, suivi de chantier, maîtrise d’outils de représentation, travail collectif…)
Ces objectifs sont à établir avec le tuteur :
Le stage est intégré dans la pédagogie (le projet pédagogique) c’est un moment pédagogique important pour l’étudiant et non pas seulement une plongée dans un monde soi-disant réel. Il ne peut avoir lieu sans la définition par l’étudiant d’un projet pédagogique (acquisition de savoirs et savoir-faire pendant la durée du stage), il lui faut savoir ce qu’il va chercher dans ce stage, quelle(s) connaissance(s) pratique(s) et professionnelle(s) il souhaite y acquérir et les liens qu’il souhaite établir avec l’enseignement qu’il reçoit, a reçu ou recevra par ailleurs.
L’étudiant ne peut pas effectuer ses différents stages obligatoires dans la même structure d’accueil :
les deux stages de licence et le stage de master doivent donc se faire dans trois structures distinctes.
Il peut à l’inverse effectuer ses stages dans des structures différentes contribuant à la réalisation d’un même projet. L’un au moins des stages doit être effectué en dehors d’une agence d’architecture.
Pour les stages à l’étranger, les étudiants doivent s’inscrire sur le fil d’ariane (https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html)
L’école ne possède pas de convention de stage en anglais, l’étudiant devra faire la traduction à la structure si nécessaire et transmettre à l’école la version initiale en français complétée et signée.
+ Fournir une attestation responsabilité civile indiquant que leur prise en charge s’étend au pays dans lequel le stage se déroule.
Pour un stage de plus de deux mois consécutifs ou au cours d’une même année universitaire, l’étudiant doit recevoir une gratification.
Peut importe que le stagiaire effectue ses heures de manière consécutive ou non :
l’entreprise qui accueille un même étudiant plus de 44 jours (ou 308 heures) au cours d’une année à l’occasion d’un seul ou plusieurs stages espacés dans le temps, a l’obligation de lui verser une gratification minimale (4,35€/Heure en 2024).
Toute modification des conditions initiales de la convention doit être signalée à l’administration de l’école qui établira un avenant à la convention de stage si cette dernière a déjà été signée, celui-ci sera soumis au même circuit de signature que la convention.
Exemples : changement d’enseignant encadrant ou de maître de stage, modification des dates ou de la gratification, interruption, etc.
L’étudiant doit anticiper et faire la demande de l’avenant avant la période concernée par les modifications.
Elle se fait obligatoirement une fois le stage terminé, aucune validation ne sera effectuée avant la fin du stage, le rapport de stage doit être transmis à l’enseignant encadrant dans un délai d’un mois après la fin du stage et la validation auprès de l’administration doit impérativement se faire avant la fin de l’année universitaire (soit avant le 30 septembre).
Exception faite pour les stages se déroulant en fin d’année universitaire (septembre) ou de semestre d’inscription pour les redoublants stages (février) : le délai reste d’un mois pour le rendu du rapport et la validation doit intervenir avant la fin de l’année calendaire
Il n’est pas nécessaire de se réinscrire si le stage a été effectué et qu’il ne manque plus que la validation.
L’étudiant doit :
– Faire remplir la fiche de validation (à télécharger ci-dessous) par l’organisme à la fin du stage.
– Transmettre cette fiche ainsi que le rapport de stage à l’enseignant tuteur et faire valider le stage à l’aide de la fiche de validation.
– Remplir la fiche de retour de stage (à télécharger ci-dessous et à compléter par l’étudiant uniquement pour évaluation des conditions de stage).
– Transmettre les deux fiches par mail à la gestionnaire des stages avant la fin de l’année universitaire ou fin des inscriptions administrative pour les L3.
INFORMATIONS IMPORTANTES A RETENIR
Une fois le diplôme du Master obtenu, l’étudiant ne peut plus prétendre à aucune convention de stage.
La convention de stage doit être correctement et intégralement complétée et signée avant le premier jour de stage, sans quoi elle est annulée et l’étudiant n’est pas autorisé à se rendre sur son lieu de stage.
Il est illégal de modifier une convention une fois que cette dernière a été signée.
Toute modifications des conditions initiales données sur une convention de stage signée doit faire l’objet d’un avenant à la convention de stage, il convient alors de se rapprocher de la gestionnaire des stages.
PARTICULARITÉS
Les stages optionnels/facultatifs sont possibles pour sous certaines conditions pour :
– Les étudiants de Master
si le stage obligatoire a déjà été effectué et validé, dans la limite d’un stage supplémentaire.
Il prend fin obligatoirement à la fin des droits d’inscription de l’étudiant (pas de réinscription pour les stages optionnels).
S’il est réalisé en fin de M2, merci de préciser lors de l’envoi des documents de validation du stage obligatoire, qu’un stage optionnel est prévu par la suite, car si l’étudiant est diplômé il ne peut plus obtenir de convention de stage.
– Les étudiants redoublants Licence et Master
dont l’emploi de temps est allégé, si le ou les stages obligatoires ont été validés.
Il n’est nécessaire d’attendre la confirmation de validation par le service des stages qui doit vérifier que les documents ont bien été complétés comme attendu.
Merci de vous montrer patient, la validation peut prendre plusieurs jours selon le nombre de demandes à traiter.
– Les étudiants inscrits en année de césure
si lors de l’inscription en césure l’étudiant a précisé sur son formulaire qu’il prévoyait de réaliser des stages).
Attention : Les étudiants ayant obtenu une dispense de stage par équivalence, via la commisison ou par accord entre école (bicursus) ne pourront pas obtenir de convention de stage optionnel/facultatif.
Il est fortement déconseillé aux étudiants d’effectuer leur stage en parallèle des cours compte tenu de la charge de travail, cependant il est possible de le réaliser sur cette période à l’unique condition que le stage soit à temps partiel et n’empiète pas sur les heures de cours.
L’administration se réserve le droit de refuser la délivrance d’une convention si celle-ci n’est pas en accord avec l’emploi du temps de l’étudiant.
Les jours et horaires de présence en entreprise devront donc être précisés lors de la demande de convention et sur la convention de stage.
L’étudiant doit donc impérativement être inscrit pédagogiquement sur la période concernée et avoir son emploi du temps clairement défini par l’école avant d’effectuer une demande de convention à temps partiel sur une période de cours.
SONT EGALEMENT CONCERNES LES ETUDANTS DE M2 LORS DU S10 QUI DEVRONT OBLIGATOIREMENT LIBERER UNE JOURNEE COMPLETE PAR SEMAINE POUR LE TRAVAIL PERSONNEL DU PFE, LES STAGES A TEMPS PLEIN SONT DONC PROSCRITS.
Pour les stages conventionnés par l’ENSAPLV, la procédure de demande de convention de stage est la même que pour les cursus classiques (voir plus haut).
En revanche pour les stages mutualisés avec l’école d’ingénieur lorsque cette dernière délivre la convention de stage, l’étudiant doit alors transmettre à la gestionnaire côté ENSAPLV une fiche de renseignements reprenant toutes les informations relatives à son stage conventionné par l’école d’ingénieur.
Il transmettra également, une fois son stage terminé, la fiche de validation (voir onglet validation du stage) de l’ENSAPLV complétée et signée.
Le stage est validé selon les conditions respectives de chaque établissement.
(INDISPONIBLE POUR LE MOMENT)
Conditions de dispense :
Seules les expériences professionnelles en tant qu’employé, auto-entrepreneur, freelance peuvent faire l’objet d’une dispense; les périodes de stage et contrats passerelle V ne sont pas pris en compte pour les demandes de dispense.
– La commission des stages se réunie plusieurs fois au cours de l’année universitaire afin d’étudier les demandes de dispense.
– Les demandes de dispense doivent se faire le plus tôt possible et impérativement avant le 15 juillet de l’année universitaire concernée par le stage.
– L’étudiant doit obligatoirement être inscrit à l’école lorsqu’il effectue la demande ou bien se réinscrire afin de soumettre sa demande.
– Fiche de demande de dispense à compléter et transmettre par mail accompagné des pièces constitutives précisées sur ce dernier, à la gestionnaire des stages.
ATTENTION : Pas de commission des stages pour le moment, nous sommes en attente de la création d’une nouvelle commission.
