PROCÉDURE DE DEMANDE DE CONVENTION DE STAGE
Les demandes de convention de stage sont à transmettre à la gestionnaire des stages au moins 7 jours ouvrés* avant le début du stage.
*Les jours ouvrés ne tiennent pas compte des week-ends, jours fériés et vacances prévues au calendrier de l’ENSAPLV
Le partage de convention entre étudiants est strictement interdit, chaque convention est délivrée par l’administration à titre individuel.
Les étudiants de L3 doivent anticiper la validation de leur stage de façon à ce que le nécessaire soit fait avant la fin des inscriptions pour le passage en master, sans quoi ils seront considérés comme redoublants.
Une fois la demande envoyée via le formulaire en ligne, ci-dessus, la procédure se déroule en plusieurs étapes :
1. Transmission de la convention :
L’administration vérifie et enregistre les informations, puis transmet à l’étudiant une convention de stage numérotée.
- Les parties en bleu doivent être complétées par l’étudiant.
- Les parties en vert doivent être complétées par la structure d’accueil
2. Compléter et envoyer la convention :
L’étudiant doit s’assurer que la convention est entièrement complétée et signée par :
- lui-même,
- l’organisme d’accueil,
- l’enseignant référent.
La convention complétée et signée doit être transmise à la gestionnaire des stages impérativement avant le premier jour de stage, en tenant compte des jours ouvrés.
⚠️ Toute convention envoyée hors délai sera annulée.
Exemple : Si le stage débute le lundi 11 décembre, la convention doit être envoyée à la gestionnaire au plus tard le vendredi 6 décembre avant 16h.
3.Validation finale :
L’administration vérifie les informations, fait signer la convention par la direction de l’école, puis la renvoie à l’étudiant.
L’étudiant doit :
- conserver un exemplaire,
- transmettre une copie à l’organisme d’accueil.
⚠️ Important ⚠️:
- La convention doit être lisible, sans rature.
- L’ordre des signatures doit être respecté.
- L’étudiant doit vérifier la qualité du scan avant l’envoi.
- Seule la convention fournie par l’école est acceptée : ❌ les conventions propres aux entreprises ne seront pas signées.
COMPOSITION DE LA CONVENTION DE STAGE
Les stages doivent être planifiés en dehors des périodes de cours c’est-à-dire pendant l’inter-semestre ou durant les vacances prévues au calendrier de l’ENSAPLV.
Leur durée maximale est de 6 mois cumulés (ou 924h) par année universitaire dans une même structure.
Ils peuvent être réalisés en une ou deux périodes fractionnées.
Ce sont les heures de travail effectif qui sont comptabilisées pour la validation, l’étudiant doit donc vérifier qu’il aura bien, à l’issue du ou des stages, les heures requises, sans quoi le stage ne sera pas validé.
Les stages du 1er cycle (Licence) sont réalisables entre la L1 et la L3 :
Impérativement avant la fin de la L3 et des inscriptions administratives (juillet et septembre) pour le passage en Master.
- stage ouvrier/chantier : 3 semaines temps plein (105 heures)
- stage première pratique : 3 semaines temps plein (105 heures)
Les stages du 2ème cycle (Master) sont réalisables entre le M1 et le M2 :
Avant la fin des droits d’inscription en Master, soit avant le 30/09 de l’année universitaire.
- stage formation pratique : 8 semaines temps plein (280 heures)
- L’étudiant stagiaire
- Un enseignant encadrant de stage (sauf stage de césure)
- Une structure d’accueil (maître de stage)
Il appartient à l’étudiant de trouver un enseignant encadrant au sein de l’ENSAPLV qui acceptera en amont de la demande de convention d’encadrer son stage :
– établir le projet pédagogique avec l’accord de l’enseignant,
– lui faire signer la convention de stage
– et lui faire valider le rapport de stage une fois le stage terminé.
Les enseignants ne peuvent pas accueillir en stage au sein de leur propre structure des étudiants inscrits dans leurs cours, ni être à la fois enseignant encadrant et maître de stage au sein de leur structure.
Les stages doivent être encadrés par des enseignants exerçant au sein de l’ENSAPLV durant l’année concernée par le stage, y compris lors de la signature la fiche de validation du stage.
Le stagiaire ne peut pas changer d’enseignant encadrant une fois la convention de stage établie et signée, s’il rencontre des problèmes à ce sujet il doit contacter la gestionnaire des stages afin de trouver une solution et le cas échéant, faire éditer un avenant à la convention de stage.
Le stagiaire peut réaliser son stage dans toute structure publique ou privée, française ou étrangère exerçant dans les domaines de l’architecture et passant avec l’école une convention de stage, à l’exception des laboratoires ou toute autre structure rattachées juridiquement à l’ENSA PLV.
Aucune autre convention que celle éditée par l’école ne sera acceptée.
Le projet pédagogique est obligatoire et à établir en accord avec l’enseignant encadrant.
Il doit présenter les objectifs du stage :
– Savoirs et savoir-faire visés par la pratique relative à l’enseignement suivi (ex : technique de la construction bois, suivi de chantier, maîtrise d’outils de représentation, travail collectif…)
Ces objectifs sont à établir avec le tuteur :
Le stage est intégré dans la pédagogie (le projet pédagogique) c’est un moment pédagogique important pour l’étudiant et non pas seulement une plongée dans un monde soi-disant réel. Il ne peut avoir lieu sans la définition par l’étudiant d’un projet pédagogique (acquisition de savoirs et savoir-faire pendant la durée du stage), il lui faut savoir ce qu’il va chercher dans ce stage, quelle(s) connaissance(s) pratique(s) et professionnelle(s) il souhaite y acquérir et les liens qu’il souhaite établir avec l’enseignement qu’il reçoit, a reçu ou recevra par ailleurs.
L’étudiant ne peut pas effectuer ses différents stages obligatoires dans la même structure d’accueil :
les deux stages de licence et le stage de master doivent donc se faire dans trois structures distinctes.
Il peut à l’inverse effectuer ses stages dans des structures différentes contribuant à la réalisation d’un même projet. L’un au moins des stages doit être effectué en dehors d’une agence d’architecture.
Pour les stages à l’étranger, les étudiants doivent s’inscrire sur le fil d’ariane (https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html)
L’école ne possède pas de convention de stage en anglais, l’étudiant devra faire la traduction à la structure si nécessaire et transmettre à l’école la version initiale en français complétée et signée.
+ Fournir une attestation responsabilité civile indiquant que leur prise en charge s’étend au pays dans lequel le stage se déroule.
Pour un stage de plus de deux mois consécutifs ou au cours d’une même année universitaire, l’étudiant doit recevoir une gratification.
Peut importe que le stagiaire effectue ses heures de manière consécutive ou non :
l’entreprise qui accueille un même étudiant plus de 44 jours (ou 308 heures) au cours d’une année à l’occasion d’un seul ou plusieurs stages espacés dans le temps, a l’obligation de lui verser une gratification minimale (4,35€/Heure en 2024).
Toute modification des conditions initiales de la convention doit être signalée à l’administration de l’école qui établira un avenant à la convention de stage si cette dernière a déjà été signée, celui-ci sera soumis au même circuit de signature que la convention.
Exemples : changement d’enseignant encadrant ou de maître de stage, modification des dates ou de la gratification, interruption, etc.
L’étudiant doit anticiper et faire la demande de l’avenant avant la période concernée par les modifications.
La validation d’un stage ne peut être effectuée qu’une fois le stage terminé.
Toute fiche de validation datée avant le dernier jour de stage sera considérée comme invalide.
Les documents peuvent être complétés après la fin du stage mais doivent respecter les délais indiqués ci-dessous.
1. Dépôt du rapport de stage
- Le rapport de stage doit être transmis à votre enseignant encadrant dans un délai d’un mois après la fin du stage.
ATTENTION : Il ne doit pas être envoyé avant la fin effective du stage.
2. Transmission de la fiche de validation
La fiche de validation doit être :
- complétée intégralement (toute information non renseignée retardera la validation de votre stage)
- signée et tamponnée par l’entreprise (page 1, datée du dernier jour de stage ou à une date ultérieure),
- puis transmise à la gestionnaire des stages dans les délais correspondant à votre situation*.
*Délais de transmission des documents de validation selon votre situation :
- Étudiants inscrits à l’année : avant le 30 septembre.
- Étudiants inscrits sur un seul semestre (uniquement pour les M2 n’ayant plus que le stage à valider) : avant le 28 février.
3. Cas particuliers :
Stages se terminant en septembre (fin de l’année universitaire) :
- Le rapport de stage doit être envoyé à l’enseignant encadrant dans le mois suivant la fin du stage (Exemple : fin de stage le 30 septembre → rapport à rendre au plus tard le 30 octobre).
- La fiche de validation doit être transmise à la gestionnaire des stages avant la fin de l’année civile, soit au plus tard fin décembre.
Stages se terminant en février pour les étudiants inscrits au premier semestre uniquement (fin des droits d’inscription au 28 février) :
- Le rapport de stage doit être envoyé à l’enseignant encadrant dans le mois suivant la fin du stage (Exemple : fin de stage le 28 février → rapport à rendre au plus tard le 28 mars).
- La fiche de validation doit être transmise à la gestionnaire des stages avant le mois de juin.
Réinscription administrative : Il n’est pas nécessaire de se réinscrire si le stage a été effectué et qu’il ne manque plus que la validation administrative.
Étudiants de L3 passant en M1
La validation du stage doit être réalisée avant la fin des inscriptions administratives en master, soit au cours de la première semaine de septembre (dernier délai).
Aucune validation ne sera effectuée avant la fin du stage.
Si vous prolongez votre stage au-delà de la durée minimale requise, vous vous engagez à le valider dans son intégralité.
RECAPITULATIF : obligations de l’étudiant
L’étudiant doit :
- Transmettre son rapport de stage à l’enseignant encadrant au plus tard un mois après la fin du stage, accompagné de la page 2 de la fiche de validation.
- Faire compléter, signer et tamponner la page 1 de la fiche de validation par l’organisme d’accueil, le dernier jour ou après la fin du stage.
- Compléter la fiche de retour de stage, permettant d’évaluer le déroulement de son stage.
- Transmettre : la fiche de validation (page 1 complétée par l’organisme, page 2 complétée par l’enseignant) et la fiche de retour de stage, à la gestionnaire des stages dans les délais indiqués précédemment selon le cas de l’étudiant.
INFORMATIONS IMPORTANTES A RETENIR
Une fois le diplôme du Master obtenu, l’étudiant ne peut plus prétendre à aucune convention de stage.
La convention de stage doit être correctement et intégralement complétée et signée avant le premier jour de stage, sans quoi elle est annulée et l’étudiant n’est pas autorisé à se rendre sur son lieu de stage.
Il est illégal de modifier une convention une fois que cette dernière a été signée.
Toute modifications des conditions initiales données sur une convention de stage signée doit faire l’objet d’un avenant à la convention de stage, il convient alors de se rapprocher de la gestionnaire des stages.
PARTICULARITÉS
Les stages optionnels (ou facultatifs) sont possibles sous certaines conditions, pour les publics suivants :
⚠️ Les étudiants de Licence non redoublants ne peuvent pas effectuer de stage optionnel.
- Étudiants de Master :
- Le stage obligatoire doit avoir déjà été effectué et validé.
- Un seul stage optionnel supplémentaire est autorisé.
- Tout projet de stage optionnel doit obligatoirement être signalé à la gestionnaire des stages au moment de l’envoi des documents de validation du stage obligatoire, quelle que soit la période prévue pour ce stage.
- Le stage optionnel doit impérativement se terminer avant la fin des droits d’inscription de l’étudiant.
⚠️ Aucune réinscription n’est possible pour un stage optionnel.
⚠️ Une fois diplômé, l’étudiant ne peut plus obtenir de convention de stage.
- Étudiants redoublants en Licence ou en Master :
- L’emploi du temps doit être allégé.
- Le ou les stages obligatoires doivent être validés.
- Tout projet de stage optionnel doit obligatoirement être signalé à la gestionnaire des stages au moment de l’envoi des documents de validation du stage obligatoire, quelle que soit la période prévue pour ce stage.
⚠️ La validation peut prendre plusieurs jours, selon le nombre de dossiers à traiter. Merci de votre patience.
- Étudiants inscrits en année de césure :
Les stages sont autorisés sans restriction, à condition que l’étudiant ait indiqué, lors de son inscription en année de césure, son intention de réaliser des stages et qu’il ait acquitté les frais d’inscription partiels correspondants.
Les stages de césure ne permettent pas de valider les stages obligatoires.
- Étudiants Bicursus – cycle Licence :
Les étudiants dont les stages de licence sont dispensés côté ENSA PLV et qui ne sont pas redoublants ❌ ne peuvent pas obtenir de convention de stage.
⚠️ Les étudiants de Licence non redoublants ne peuvent pas effectuer de stage optionnel.
- Étudiants Bicursus – cycle Master :
- Le stage obligatoire doit avoir été effectué et validé.
- Tout projet de stage optionnel doit obligatoirement être signalé à la gestionnaire des stages au moment de l’envoi des documents de validation du stage obligatoire, quelle que soit la période prévue pour ce stage.
⚠️ Attention
Les étudiants ayant obtenu une dispense de stage (par équivalence, décision de commission ou accord entre écoles dans le cadre d’un bicursus) ❌ ne peuvent pas obtenir de convention de stage optionnel ou facultatif.
Il est fortement déconseillé aux étudiants d’effectuer leur stage en parallèle des cours compte tenu de la charge de travail, cependant il est possible de le réaliser sur cette période à l’unique condition que le stage soit à temps partiel et n’empiète pas sur les heures de cours.
L’administration se réserve le droit de refuser la délivrance d’une convention si celle-ci n’est pas en accord avec l’emploi du temps de l’étudiant.
Les jours et horaires de présence en entreprise devront donc être précisés lors de la demande de convention et sur la convention de stage.
L’étudiant doit donc impérativement être inscrit pédagogiquement sur la période concernée et avoir son emploi du temps clairement défini par l’école avant d’effectuer une demande de convention à temps partiel sur une période de cours.
SONT EGALEMENT CONCERNES LES ETUDANTS DE M2 LORS DU S10 QUI DEVRONT OBLIGATOIREMENT LIBERER UNE JOURNEE COMPLETE PAR SEMAINE POUR LE TRAVAIL PERSONNEL DU PFE, LES STAGES A TEMPS PLEIN SONT DONC PROSCRITS.
Pour les stages conventionnés par l’ENSAPLV, la procédure de demande de convention de stage est la même que pour les cursus classiques (voir plus haut).
En revanche pour les stages mutualisés avec l’école d’ingénieur lorsque cette dernière délivre la convention de stage, l’étudiant doit alors transmettre à la gestionnaire côté ENSAPLV une fiche de renseignements reprenant toutes les informations relatives à son stage conventionné par l’école d’ingénieur.
Il transmettra également, une fois son stage terminé, la fiche de validation (voir onglet validation du stage) de l’ENSAPLV complétée et signée.
Le stage est validé selon les conditions respectives de chaque établissement.
Conditions de dispense :
Seules les expériences professionnelles en tant qu’employé, auto-entrepreneur, freelance peuvent faire l’objet d’une dispense; les périodes de stage et contrats passerelle V ne sont pas pris en compte pour les demandes de dispense.
– La commission des stages se réunie plusieurs fois au cours de l’année universitaire afin d’étudier les demandes de dispense.
– Les demandes de dispense doivent se faire le plus tôt possible et impérativement avant le 6 juillet de l’année universitaire concernée par le stage.
– L’étudiant doit obligatoirement être inscrit à l’école lorsqu’il effectue la demande ou bien se réinscrire afin de soumettre sa demande.
– Fiche de demande de dispense à compléter et transmettre par mail accompagné des pièces constitutives précisées sur ce dernier, à la gestionnaire des stages.
