Adjoint au chef du service de l’organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudiante (H/F)

L’ENSA Paris-la Villette recrute un adjoint (H/F) pour le service de l’organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudiante.

L’adjoint au chef de service (H/F) assure plus particulièrement, les missions suivantes :

Coordination opérationnelle du service

• Appuyer le responsable dans l’organisation et la coordination des activités du service ;
• Assurer un rôle de relais fonctionnel entre les agents du service, sans encadrement hiérarchique ;
• Contribuer à la priorisation et au suivi des activités en lien avec le responsable ;
• Coordonner l’activité des agents lors des temps forts de gestion (admissions, inscriptions administratives et pédagogiques, examens, jurys).

Gestion administrative de l’offre de formation

• Contribuer à la gestion administrative des formations (cycles Licence, Master, HMONP, formation continue) ;
• Assurer le suivi et la mise à jour des maquettes pédagogiques et leur traduction dans les outils de gestion de scolarité ;
• Participer à l’organisation et à la mise en œuvre des calendriers pédagogiques et des emplois du temps ;
• Participer à la saisie et au suivi des affectations des enseignants dans Taïga.

Organisation des études et des campagnes de scolarité

• Coordonner les opérations liées aux campagnes annuelles : procédures d’admission, inscriptions administratives et pédagogiques, examens, jurys, diplômes ;
• Sécuriser les procédures et fiabiliser les données de scolarité ;
• Préparer et participer aux commissions pédagogiques (fin de semestre, fin de droits, etc.) et aux jurys réglementaires (fin d’année, fin de cycle, etc.), en coordonnant la collecte des données nécessaires auprès des agents du service ;
• Apporter un appui aux agents dans la préparation et le déroulement de ces opérations.

Qualité de service et relation aux usagers

• Contribuer à l’amélioration de l’accueil, de l’information et de l’accompagnement des étudiants ;
• Participer à l’harmonisation des pratiques au sein du service ;
• Concevoir et faire évoluer des outils de suivi des étudiants (réussite, statuts particuliers, fins de droits, exclusions, etc.) ;
• Participer à la production de données et à la réponse aux enquêtes (notamment ministérielles) relatives à la scolarité et à la vie étudiante.

Participation aux instances et groupes de travail

• Préparer et participer aux instances de l’établissement en lien avec les formations et la vie étudiante, et notamment la CFVE (Commission des formations et de la vie étudiante) : préparation des éléments de réponse relatifs à la scolarité ;
• Participer aux comités de pilotage (COPIL santé et vie étudiante) et aux groupes de travail thématiques (procédures d’admission, calendriers, emplois du temps, etc.) ;
• Contribuer à la préparation des dossiers et au suivi des actions issues de ces instances.

  

Modalités de candidature :

• Date limite de réception des candidatures : 30/04/2026
• Contenu du dossier de candidature : CV et lettre de motivation
• Envoi par mail à recrutements@paris-lavillette.archi.fr et samuel.bruna@paris-lavillette.archi.fr